В течение 6 месяцев до начала фестиваля работает проектная группа, состоящая из: директор фестиваля, художественный руководитель, руководитель офиса фестиваля, бухгалтер, координатор дизайнерских проектов, координатор по рекламе, координатор по логистике, координатор по работе с волонтерами, координатор по работе с зарубежными представителями, координаторы – руководители фестивальных проектов. В общей сложности, проектная группа состоит из 25 человек.
- В логистические мероприятия будет вовлечена группа молодых людей из Лодзкого Молодежного Центра Волонтариата, действующего во Дворце Молодежи в Лодзи.
- Во время фестиваля будут работать волонтеры, выполняющие задания, технический персонал, обслуживающий персонал и группа первой медицинской помощи.
- Бюро Фестиваля с момента создания отвечает за: контакты с участниками фестиваля, регистрацию участия в фестивале, обслуживание участников и гостей во время фестиваля, координацию перевозок участников и организацию встреч групп.
- Питание организует выбранная катеринговая компания.
- Организацией ночлегов занимает бюро фестиваля.
- Перевозка участников будет осуществляться арендованными автобусами и на общественном транспорте.
- Перевозка оборудования будет осуществляться арендованным транспортом.
В общей сложности, во время фестиваля будет задействовано более 100 человек – волонтеров и сотрудников Дворца Молодежи в Лодзи, а также координаторов-волонтеров из Фонда Поддержки и Развития Творчества CONVIVO.